IT-Organisation

Form follows Function – auch in der IT

Die Herausforderung: Ressourcenplanung

IT-Strategie und IT-Organisation funktionieren nur Hand-in-Hand

„Form follows function“ – dieser Leitsatz aus der Architektur gilt auch für die Organisation von IT-Abteilungen und ist in Hinblick auf die großen anstehenden Änderungen durch die zunehmende Digitalisierung wichtiger denn je.

Eine IT-Organisation sieht bei einem jungen Start-up-Unternehmen, welches sowohl vom Unternehmenszweck als auch dem IT-System sehr flexibel und agil aufgestellt ist anders aus, als in einem etablierten Weltkonzern, der mit komplexen, über Jahren gewachsenen System-Landschaften die integrierten Geschäftsprozesse von Produktion, Logistik und Finanzen möglichst stabil und ausfallsicher betreiben wird. Und dazwischen gibt es jede erdenkliche Mischform aus Einheiten, die auf Stabilität getrimmt sind und Einheiten, die möglichst agil neue Technologien einsetzen („two speed IT“). Hier aus den unterschiedlichen Zielsetzungen, strategischen Ausrichtungen und gewachsenen Organisationen den möglichst optimalen Auf- und Ablauf zu gestalten, ist eine der Hauptherausforderungen eines jeden IT-Leiters.

IT-Organisation: Mehr als nur die IT-Abteilung

Eine IT-Organisation hört nicht an den Grenzen der IT-Abteilung auf! Ein entscheidender Erfolgsfaktor einer funktionierenden IT ist die Einbindung der Fachabteilungen. Beim dazu gängigen Key-User-Konzept scheitern viele IT-Abteilungen, weil ihre Position zu schwach ist. Heute muss die IT andere Aufgaben übernehmen als früher. Es sind nicht nur Umsetzer gefragt, sondern „Prozess-Coaches“, die auch auf betriebswirtschaftlicher Ebene mit technischem Know-how mitgestalten können.

Dies alles gelingt nur, wenn die IT-Organisation ganz eng mit der IT-Strategie verzahnt ist und unternehmensweit etabliert ist.

Insbesondere durch die immer stärkere Durchdringung von agilen Methoden mit interdisziplinären Teams aus den verschiedensten Unternehmensbereichen gilt es für die IT im besonderen Maß, mit entsprechender Aufbau- und Ablauforganisation aktiv zu gestalten und am Unternehmenserfolg mitwirken zu können.

Es sind nicht nur Umsetzer gefragt, sondern „Prozess-Coaches“, die auch auf betriebswirtschaftlicher Ebene mitgestalten können.

Ressourcen – die ständige Herausforderung in der IT

Obwohl es auf der Hand liegt, wird im Tagesgeschäft der IT oft vernachlässigt, dass für anstehende oder regelmäßige Aufgaben ausreichende Ressourcen mit adäquaten Kompetenzen bereitstehen müssen. Häufig werden die momentan verfügbaren Mitarbeiter eingesetzt, statt gezielt die Anforderungen gegen die vorhandenen Skills abzugleichen. Zudem sind oft die verfügbaren Fähigkeiten in der IT-Organisation nicht bekannt oder zumindest nicht dokumentiert. Ebenso häufig ist die Ressourcen-Planung nicht ausreichend genau oder nicht vorhanden.

Für beide Bereiche (Fähigkeiten und Verfügbarkeit) lassen sich relativ einfach entsprechende Maßnahmen zur Schaffung der Transparenz aufbauen. Idealerweise werden diese permanent aktualisiert und zentral verwaltet. Eine typische Herausforderung in der IT ist der Zwiespalt zwischen temporären Projektstrukturen und dauerhaftem Support. Hier gilt es einerseits ausreichend Ressourcen für den permanenten und daher eher planbaren Supportbedarf bereitzustellen und dennoch genug Puffer einzuplanen, um bei schwankenden Projektbedarfen flexibel agieren zu können. Andererseits muss darauf geachtet werden, dass die internen Ressourcen weder durch dauerhaften Betrieb oder durch dauernde Projektbelastung noch durch permanente Doppelbelastung mit Betrieb und Projekt zu sehr in Anspruch genommen werden.

Dies gelingt nur durch aktive Kommunikation und flexible Organisationsstrukturen in der IT. Dabei sind heute aktuelle Trends und Entwicklungen der Gesellschaft zu berücksichtigen. Junge IT-Mitarbeiter, sog. „Digital Natives“, „funktionieren“ anders als „alte Haudegen“. Generell jedoch scheint der Trend zu wachsen, dass über Vertrauen und Werte mehr erreicht werden kann als über die Kontrolle der Regeleinhaltung (dies soll nicht bedeuten, dass es keine Regeln geben soll.)

Über Vertrauen und Werte kann mehr erreicht werden als über die Kontrolle der Regeleinhaltung!

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