Automatisierung von E-Rechnungen mit SAP DRC

E-Rechnung per Mausklick?

SAP Document and Reporting Compliance: Effizienz durch smarte Automatisierung

Weltweit stehen Unternehmen vor der Herausforderung, gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung in immer mehr Ländern nachzukommen. Mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC) bietet SAP eine leistungsstarke Lösung, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Die E-Rechnung wird weltweit zum Standard – in immer mehr Ländern ist sie bereits Pflicht. Unternehmen stehen damit vor der Herausforderung, gesetzliche Anforderungen fristgerecht und effizient umzusetzen. SAP bietet dafür mit SAP Document and Reporting Compliance sein eigenes Tool an, das dabei unterstützen soll, sich im „Compliance-Dschungel“ zurechtzufinden und gesetzliche Vorgaben nahtlos in bestehende Prozesse zu integrieren.

Was genau kann SAP Document and Reporting Compliance?

Die Lösung von SAP sorgt dafür, dass lokale Steueranforderungen durch Berücksichtigung der jeweiligen geltenden Steuergesetze und Vorschriften des Landes eingehalten werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise in mehreren Ländern tätig ist, wird bei jeder Transaktion die jeweils gültige Steuerkonfiguration genutzt. Zudem ermöglicht das Tool die Echtzeit-Übertragung von Steuerdokumenten an die zuständige Behörde. 

SAP DRC lässt sich in verschiedenen SAP-Systemlandschaften einsetzen – sowohl in der SAP S/4HANA Cloud als auch in der On-Premise-Variante oder im klassischen SAP ERP:
In der SAP S/4HANA Cloud ist die Lösung bereits eng in die Systemarchitektur integriert. In der On-Premise-Version von S/4HANA sowie im ERP-System kann SAP DRC zwar verwendet werden, allerdings ist hier die Integration und Anpassung aufwendiger.

Unabhängig davon werden im Business System elektronische Belege oder Berichte erzeugt und über eine gesicherte Verbindung an den SAP DRC Cloud Service auf der SAP Business Technology Platform (BTP) weitergeleitet. Von dort aus erfolgt die Kommunikation mit den jeweiligen Behördenplattformen – etwa zur Einreichung von E-Rechnungen oder Steuererklärungen gemäß den lokalen gesetzlichen Vorgaben. Dabei unterscheidet SAP DRC zwischen zwei zentralen Komponenten, die über den Cloud Connector verknüpft werden:

• Das Compliance Cockpit ist direkt im SAP ERP System eingebettet und dient der Erstellung, Bearbeitung und Korrektur steuerlich relevanter Dokumente.
• Die Compliance Integration läuft auf der SAP BTP und übernimmt die technische Anbindung an die länderspezifischen Behördenplattformen und stellt sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

Automatisierung von E-Rechnungen mit SAP Document and Reporting Compliance
Architektur von der SAP Document and Reporting Compliance (eigene Darstellung angelehnt an SAP Help, 2024)


Implementierung von SAP DRC

On-Premise:

  • SAP S/4HANA Version 1610 oder höher ist erforderlich.
  • Der SAP Fiori Server und SAP Gateway müssen eingerichtet und aktiv sein.
  • Länderspezifische Formate und Anforderungen für Steuererklärungen und Dokumente müssen gepflegt und konfiguriert werden.


Cloud Edition:

  • Für die Cloud-Edition von SAP DRC sind keine zusätzlichen System Add-ons oder Patches erforderlich, da die Lösung in die Cloud-Infrastruktur integriert ist.
  • Ein globales Unternehmenskonto auf der SAP BTP ist notwendig, um die Cloud-Dienste zu abonnieren und zu aktivieren.


Wie unterstützt SAP DRC die E-Rechnungsstellung?

SAP DRC ist das zentrale Tool, welches von der SAP für die automatische Erstellung, Validierung und Übermittlung von E-Rechnungen zur Verfügung gestellt wird und gleichzeitig sicherstellt, dass diese den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und im erforderlichen Format erstellt werden.

Prozessablauf:
Der Anwender erstellt zunächst eine Rechnung im SAP System. Beim Speichern der Rechnung wird automatisch das zugehörige eDocument erzeugt, das die E-Rechnung im entsprechendem XML-Format anzeigt. Bevor die Rechnung versendet wird, erfolgt eine technische und betriebswirtschaftliche Validierung. Zudem kann die Rechnung im Cockpit angezeigt werden. Nach erfolgter Validierung wird die E-Rechnung an das Empfängersystem übermittelt. Sobald der Empfänger die Rechnung erhalten hat, wird der Status der E-Rechnung im Cockpit des DRC aktualisiert.


SAP DRC unterstützt sowohl das Format XRechnung als auch ZUGFeRD:

  • Bei ZUGFeRD wird nach der Validierung ein PDF-Container erstellt, der die XML-Datei enthält. Die E-Rechnung wird anschließend als PDF inklusive XML-Datei per E-Mail an den Empfänger versendet.
  • Bei XRechnung erfolgt die Übermittlung über das PEPPOL-Netzwerk. Da das XML-Format für Endanwender nicht direkt lesbar ist, bietet SAP DRC eine HTML-Vorschau, mit der die Rechnung vorab angezeigt werden kann.


Für kundenspezifische Erweiterungen steht das BAdI EDOC_ADAPTOR zur Verfügung. Darüber lassen sich zusätzliche Felder oder Anpassungen in der Struktur der E-Rechnung individuell integrieren.
 

Mit SAP Document and Reporting Compliance E-Rechnungen automatisieren
SAP, SAP Document and Reporting Compliance Architektur


Nachteile von DRC

Die Lösung wird oft auch als „Rundum-sorglos-Paket“ von SAP beworben. Doch bei genauerer Betrachtung zeigen sich auch Schwächen und Einschränkungen, die Unternehmen unbedingt kennen sollten - insbesondere wenn in Erwägung gezogen wird, SAP DRC für die Umsetzung gesetzlicher E-Rechnungspflichten einzusetzen.
 

  1. Hoher Implementierungsaufwand: Die Einrichtung von DRC erfordert umfangreiches Customizing für länderspezifische Anforderungen sowie Testläufe mit Behören-Sandboxsystemen.
     
  2. Geringe Flexibilität: DRC richtet sich stark an SAP-Standard-Prozesse. Sobald individuelle Rechnungsformate, Sonderlogiken oder Non-SAP-Quellsysteme ins Spiel kommen, wird es deutlich komplizierter.
     
  3. Kosten-Nutzen-Verhältnis: Es wird eine zusätzliche Lizenz benötigt. Zudem ist mit hohen Einführungskosten zu rechnen.


SAP DRC – Für wen lohnt es sich wirklich?

Wenn ein Unternehmen größtenteils innerhalb des eigenen Landes tätig ist oder nur national expandiert, dann ist der Einsatz von SAP DRC nicht immer die optimalste Lösung. In dem Fall sollte sorgfältig geprüft werden, ob eine alternative, weniger komplexe und kostengünstigere Lösung nicht besser geeignet ist. 

Folgende Faktoren sollten daher geprüft werden, um den Nutzen von SAP DRC für die Verarbeitung von E-Rechnungen realistisch einschätzen zu können:
 

  1. SAP Nutzung und Systemlandschaft: SAP DRC bietet in einer S/4HANA-Umgebung und vor allem dann, wenn standardisierte Prozesse genutzt werden, den größten Mehrwert.
     
  2. Volumen von Rechnungen: Ab einem entsprechend hohem Transaktionsvolumen bei E-Rechnungen kann sich die Automatisierung durch DRC lohnen.
     
  3. Organisationsstruktur und Internationalität: Wenn ein Unternehmen mit vielen Ländergesellschaften die Rechnungsverarbeitung zentral in einem Shared Service Center bündelt, kann die Einführung von SAP DRC Vorteile bringen. Dadurch lassen sich Fehler minimieren, freie Kapazitäten schaffen und die Prozessgeschwindigkeit steigern.


Warum SAP DRC dennoch sinnvoll sein kann?

Auch wenn es viele kostengünstigere Drittanbieter mit deutlich niedrigeren Einstiegshürden gibt, sollte dennoch SAP DRC bei der Auswahl der richtigen Lösung in Betracht gezogen werden.
Vor allem sollten Unternehmen sich frühzeitig für eine globale Standardlösung für elektronische Rechnungen entscheiden – sei es im SAP Standard oder auch über Partnerlösungen.

Die E-Rechnungspflicht darf keinesfalls ignoriert werden, da die gesetzlichen Meldepflichten weiter zunehmen werden. 
SAP DRC bietet hierbei eine zuverlässige und nachhaltige Lösung mit der aktuelle und zukünftige regulatorische Anforderungen sicher eingehalten und automatisiert werden können.

Weitere SAP-Lösungsmöglichkeiten speziell zur deutschen E-Rechnungspflicht werden hier erläutert.

SAP DRC ist nicht für jedes Unternehmen die optimale Lösung – kann aber bei hohem Rechnungsvolumen und komplexen Compliance-Anforderungen, insbesondere in international tätigen Unternehmen, entscheidende Vorteile bieten. Gerade angesichts stetig wachsender gesetzlicher Meldepflichten ist es entscheidend, sich frühzeitig mit dem Thema Compliance auseinanderzusetzen, um rechtzeitig reagieren und rechtliche Vorgaben zuverlässig einhalten zu können.

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