Wissen ist in vielen Unternehmen vorhanden, aber häufig nicht dort verfügbar, wo es benötigt wird. Die aim – Akademie für Innovative Bildung und Management Heilbronn-Franken – stand genau vor dieser Herausforderung. Gemeinsam mit XEPTUM, HeinzAI und unserem Partner incontext.technology entstand eine Lösung, die Wissen aus Dokumenten, Prozessen und dem Erfahrungswissen der Mitarbeitenden in einer zentralen Plattform zusammenführt. Das Ergebnis: Wissen wird dauerhaft gesichert, schneller verfügbar gemacht und aktiv im Arbeitsalltag nutzbar.
Warum scheitert Wissensmanagement trotz guter Absicht so oft im Alltag?
Wissen fehlt meist nicht, sondern ist verteilt, unstrukturiert oder im entscheidenden Moment nicht verfügbar.
Viele Organisationen verfügen über enormes Wissen. Trotzdem entstehen im Arbeitsalltag regelmäßig Rückfragen, Doppelarbeiten und aufwendige Suchprozesse. Informationen liegen in unterschiedlichen Dokumenten, Systemen und Ablagen, während ein großer Teil des entscheidenden Wissens ausschließlich in den Köpfen erfahrener Mitarbeitender vorhanden ist. Genau diese Situation erlebte auch die aim. Wertvolles Wissen war vorhanden, konnte jedoch nicht immer schnell und zielgerichtet genutzt werden. Gleichzeitig bestand das Risiko, dass Erfahrungswissen beim Ausscheiden von Mitarbeitenden verloren geht.
Die entscheidende Erkenntnis dabei: Das Problem liegt häufig nicht im fehlenden Wissen, sondern in dessen fehlender Strukturierung, Vernetzung und Verfügbarkeit.
KI-basiertes Wissensmanagement verbindet Dokumente, Prozesse, Erfahrungswissen und Mitarbeitende zu einer zentralen Wissensbasis, die Wissen nachhaltig sichert und im Arbeitsalltag nutzbar macht.
Warum reicht Digitalisierung allein nicht aus?
Schlechte Prozesse werden durch Digitalisierung nicht besser, sondern lediglich digitalisiert.
Viele Unternehmen reagieren auf Wissensprobleme zunächst mit neuen Tools oder der Digitalisierung bestehender Inhalte. Doch Technologie allein löst die zugrunde liegenden Herausforderungen nicht. Die aim entschied sich deshalb bewusst dafür, zunächst bestehende Prozesse zu analysieren und zu optimieren, bevor neue Technologien eingeführt wurden. Erst auf dieser Grundlage konnte KI ihr volles Potenzial entfalten.
Wie Geschäftsführer Marco Haaf treffend formuliert:
„Wer schlechte Prozesse hat, bekommt durch Digitalisierung am Ende nur schlechte digitalisierte Prozesse. Unser Anspruch bei der aim war ein anderer: Gemeinsam mit XEPTUM und den Lösungen von HeinzAI haben wir als Kunde 1 unsere Abläufe zuerst grundlegend optimiert, um sie dann durch den Einsatz von KI zukunftssicher aufzustellen.“
Diese Herangehensweise zeigt, dass Technologie nicht der Ausgangspunkt erfolgreicher Transformation ist, sondern deren Verstärker.
Die Erfahrung der aim zeigt, dass eine erfolgreiche Digitale Transformationsstrategie Prozesse, Menschen und Technologien gleichermaßen berücksichtigt.
Welche Ziele verfolgte die aim mit dem KI-basierten Wissensmanagement?
Ziel war eine zentrale Wissensbasis, die Wissen sichert, Mitarbeitende unterstützt und langfristig mit der Organisation wächst.
Im Mittelpunkt stand die Frage, wie vorhandenes Wissen dauerhaft gesichert und gleichzeitig für alle Mitarbeitenden nutzbar gemacht werden kann. Dabei ging es nicht nur um Dokumente oder Prozessbeschreibungen, sondern insbesondere um das Erfahrungswissen der Organisation.
Neben der Reduzierung von Suchaufwänden sollte Wissen aktiv zur Unterstützung von Entscheidungen und operativen Aufgaben genutzt werden können. Gleichzeitig war es wichtig, eine Lösung zu schaffen, die langfristig akzeptiert wird und sich flexibel an neue Anforderungen anpassen lässt.
Ein erfolgreiches KI-basiertes Wissensmanagement schafft dabei die Grundlage, Wissen organisationsweit verfügbar zu machen, Wissensverluste zu vermeiden und Mitarbeitende im Arbeitsalltag gezielt zu unterstützen.
Wie gelingt die Einführung von KI-basiertem Wissensmanagement erfolgreich?
Erfolgreiche Einführung entsteht durch kleine Schritte mit messbarem Mehrwert.
Der Einstieg erfolgte über einen klar definierten Proof of Concept. Dadurch konnte frühzeitig überprüft werden, welchen tatsächlichen Nutzen die Lösung im Arbeitsalltag bietet und wie die Mitarbeitenden die neue Plattform annehmen. Auf Basis dieser Erkenntnisse wurde die Lösung kontinuierlich entlang realer Anwendungsfälle weiterentwickelt. Dieser praxisnahe Ansatz ermöglichte schnelle Lernerfolge und sorgte dafür, dass die Plattform konsequent an den tatsächlichen Bedarf der Organisation angepasst werden konnte.
Warum sind Mitarbeitende entscheidend für den Erfolg eines KI-Projekts?
Nachhaltige Transformation gelingt nur, wenn Menschen aktiv eingebunden werden.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die frühzeitige Einbindung ausgewählter Key User aus den Fachbereichen. Diese brachten nicht nur ihre Expertise ein, sondern unterstützten aktiv dabei, die neue Lösung innerhalb der Organisation zu etablieren. Dadurch entstand Vertrauen in die Plattform und gleichzeitig ein gemeinsamer Veränderungsprozess. Die Einführung wurde nicht als technisches Projekt wahrgenommen, sondern als organisationsweite Weiterentwicklung der Arbeitsweise. Gerade bei Themen wie KI-basiertem Wissensmanagement oder einer umfassenden Digitalen Transformationsstrategie zeigt sich immer wieder, dass Technologie, Prozesse und Menschen gemeinsam betrachtet werden müssen.
Welche Rolle spielt Change Management bei KI-basiertem Wissensmanagement?
Change Management entscheidet häufig darüber, ob eine Lösung dauerhaft genutzt wird.
Parallel zur technologischen Umsetzung setzte die aim auf Schulungen, regelmäßige Feedbackschleifen und die kontinuierliche Einbindung der Mitarbeitenden. Besonders wichtig war dabei ein iterativer Verbesserungsprozess. Über systematisches Feedback konnten Inhalte und Funktionen laufend optimiert werden. Dadurch entwickelte sich die Plattform nicht statisch, sondern gemeinsam mit den Anforderungen der Organisation weiter. Der Unterschied zwischen einer erfolgreichen Einführung und einer nachhaltigen Transformation liegt häufig genau in diesem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Was wurde mit HeinzAI konkret umgesetzt?
Mit ai.me entstand eine agentische Plattform für KI-basiertes Wissensmanagement.
Im Ergebnis etablierte die aim mit ai.me eine zentrale Wissensplattform, die Wissen aus Dokumenten, Prozessen und dem Erfahrungswissen der Mitarbeitenden zusammenführt. Im Mittelpunkt steht ein KI-gestützter Wissensassistent, der als zentrale Schnittstelle zum Organisationswissen dient. Informationen werden nicht mehr isoliert betrachtet, sondern miteinander verknüpft, kontextualisiert und aktiv nutzbar gemacht. Ein entscheidender Unterschied liegt dabei in der systematischen Erfassung impliziten Wissens. Erfahrungswissen, das zuvor ausschließlich in einzelnen Köpfen vorhanden war, wird strukturiert aufbereitet und für die gesamte Organisation verfügbar gemacht. Dadurch entsteht nicht nur eine Wissensdatenbank, sondern ein intelligenter Wissensraum, der kontinuierlich wächst und sich weiterentwickelt.
Welche Ergebnisse wurden erreicht?
Wissen wird nicht mehr gesucht, sondern steht genau dann zur Verfügung, wenn es benötigt wird.
Durch die systematische Strukturierung und Externalisierung von Wissen entstand eine qualitätsgesicherte und organisationsweit nutzbare Wissensbasis. Suchzeiten werden reduziert, Wissen bleibt langfristig erhalten und Mitarbeitende erhalten schneller Zugriff auf relevante Informationen. Gleichzeitig werden Entscheidungsprozesse unterstützt und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation verbessert. Aus einzelnen Informationsquellen entsteht dadurch ein intelligentes Wissenssystem, das aktiv zur Effizienzsteigerung beiträgt und Wissen zu einem echten Produktivitätsfaktor macht.
Warum ist dieses Projekt ein besonderer Meilenstein?
Weil aus einer gemeinsamen Vision eine produktive Lösung mit messbarem Mehrwert entstanden ist.
Die aim war der erste Kunde, der diesen Weg gemeinsam mit XEPTUM und HeinzAI gegangen ist. Umso mehr freut es uns zu sehen, wie sich die Plattform heute als fester Bestandteil der täglichen Arbeit etabliert hat. Ein besonderer Dank gilt dabei auch unserem Partner incontext.technology, der dieses Projekt von Beginn an begleitet hat und gemeinsam mit uns stolz auf die erfolgreiche Umsetzung bei unserem ersten Kunden blickt.
Was können Unternehmen aus dieser Success Story lernen?
Erfolgreiches Wissensmanagement entsteht durch das Zusammenspiel von Menschen, Prozessen und KI.
Das erfolgreich umgesetzte Projekt bei der aim zeigt, dass Technologie allein keine nachhaltige Veränderung erzeugt. Erst wenn Wissen strukturiert, Prozesse optimiert und Mitarbeitende aktiv eingebunden werden, entsteht echter Mehrwert. Genau dort setzt HeinzAI an: Wissen wird nicht nur gespeichert, sondern vernetzt, kontextualisiert und im Arbeitsalltag nutzbar gemacht. Dadurch entwickelt sich Wissen vom passiven Unternehmenswert zum aktiven Erfolgsfaktor.
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