Der Fachkräftemangel bleibt eine Herausforderung für die deutsche Wirtschaft. Gleichzeitig droht vielen Unternehmen durch den demografischen Wandel ein weiteres Problem: Wissensverlust durch Abgänge. Wenn erfahrene Fachkräfte in den Ruhestand gehen, verlassen mit ihnen häufig jahrelang aufgebautes Know-how und wertvolle Erfahrungen das Unternehmen. Entgegenwirken können Unternehmen mit systematischem Wissenstransfer, konsequenter Digitalisierung, Prozessautomatisierung und Outsourcing.
Die Fachkräftelücke bleibt trotz des jüngsten Rückgangs groß. Laut dem aktuellen KOFA-Jahresrückblick 2025 konnten im Jahr 2025 rund 370.000 offene Stellen rechnerisch nicht mit passend qualifizierten Arbeitslosen besetzt werden. Damit blieb jede dritte offene Stelle für qualifizierte Arbeitskräfte rechnerisch unbesetzt.
Gleichzeitig erhöht der demografische Wandel den Handlungsdruck. Nach aktuellen Berechnungen des Statistischen Bundesamts werden bis 2040 rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Renteneintrittsalter überschritten haben. Das entspricht 30 Prozent der Erwerbspersonen des Jahres 2025.
Dabei hinterlassen die ausscheidenden Babyboomer-Jahrgänge nicht nur eine Lücke in der Belegschaft, sondern auch einen potenziell erheblichen Wissensverlust. Dies kann Unternehmen vor große Herausforderungen stellen, vor allem in Bereichen, in denen spezifisches Fach-Know-how und Erfahrung entscheidend sind.
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Die Fachkräftelücke bleibt trotz des jüngsten Rückgangs hoch. 2025 konnten rund 370.000 offene Stellen rechnerisch nicht mit passend qualifizierten Arbeitslosen besetzt werden. Grafik: KOFA-Jahresrückblick 2025; Quelle: IW-Fachkräftedatenbank, 2026.
Warum wird Wissensverlust durch Abgänge für Unternehmen zum Problem?
Unternehmen können die Entwicklung am Arbeitsmarkt nur begrenzt beeinflussen. Umso wichtiger ist es, frühzeitig auf die Folgen zu reagieren. Denn wenn erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausscheiden, müssen nicht nur Stellen neu besetzt werden. Ohne gezielte Wissenssicherung drohen auch Prozesswissen, Erfahrungswerte und unternehmensspezifisches Know-how verloren zu gehen.
Wie lässt sich Wissensverlust durch Abgänge vermeiden?
Unternehmen sind gut beraten, das Heft selbst in die Hand zu nehmen und Fachkräftemangel und Wissensverlust durch eigene Maßnahmen zu kompensieren.
So empfiehlt sich zum einen ein systematischer Wissenstransfer, um die wertvolle Expertise in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig zu sichern und die betriebliche Kontinuität zu wahren. Zu den bewährten Methoden zählen Mentoring-Programme, bei denen erfahrene Beschäftigte ihr Wissen an jüngere Kolleginnen und Kollegen weitergeben, und Wissensdatenbanken, die kritische Informationen wie Prozessdokumentationen, Best Practices und Unternehmensrichtlinien speichern.
Ein weiterer zentraler Hebel ist eine konsequente Prozessdigitalisierung und Automatisierung unternehmensinterner Abläufe. So ist es mit den heutigen Technologien möglich, viele wiederkehrende Tätigkeiten zu automatisieren und Fachkräfte gezielt zu entlasten. Dies gilt nicht nur für produktions- und versandnahe, sondern auch für kaufmännische und verwaltungstechnische Bereiche.
Außerdem kann KI dazu genutzt werden, das Wissen erfahrener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu sichern und für andere Beschäftigte verfügbar zu machen. Eine agentische KI-Plattform kann dabei helfen, vorhandenes Wissen zentral zu bündeln, intelligent aufzubereiten und bedarfsgerecht bereitzustellen. KI-Assistenten unterstützen Mitarbeitende dabei, relevantes Wissen schneller zu finden und im jeweiligen Arbeitskontext zu nutzen. So bleibt wertvolles Erfahrungswissen auch dann verfügbar, wenn langjährige Wissensträger das Unternehmen verlassen.
Damit solche Lösungen ihre Wirkung entfalten können, müssen Unternehmen jedoch auch ihr vorhandenes Wissen strukturiert erfassen sowie Prozesse und IT-Infrastruktur entsprechend weiterentwickeln.
Welche zusätzlichen Möglichkeiten bieten Shared Services und Outsourcing?
Neben KI, Business Process Automation (BPA) und anderen Möglichkeiten zur Digitalisierung und Automatisierung können Unternehmen personelle Engpässe auch durch Shared Services und externe Dienstleistungen abfedern. Dazu zählen beispielsweise die Betreuung oder der Betrieb von IT-Infrastruktur und ERP-Systemen. Dadurch können Unternehmen ihre internen Kräfte für neue Projekte und Innovationen bündeln. Das Tagesgeschäft erledigen spezialisierte Dienstleister für sie.
Warum ist ein begleitendes Change Management unverzichtbar?
Um die Potenziale von Digitalisierung, Automatisierung und Outsourcing zu heben, braucht ein Unternehmen eine klare Strategie und die volle Unterstützung der Geschäftsführung. Da wesentliche Veränderungen in den betrieblichen Abläufen immer auch auf Widerstand in der Belegschaft stoßen können, bedarf es darüber hinaus eines systematischen Change Managements – nicht als einmalige Aktion, sondern als kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
Welche Unterstützung bietet XEPTUM bei Wissenssicherung und Digitalisierung?
Digitalisierung, Automatisierung und KI helfen Unternehmen dabei, wertvolles Wissen zu sichern und gleichzeitig ihre Fachkräfte zu entlasten. XEPTUM unterstützt dabei, geeignete Prozesse und Technologien zu identifizieren und nachhaltig im Unternehmen zu etablieren.
Dazu gehören beispielsweise digitale Lösungen zur Wissenssicherung, die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen sowie Application Management Services (AMS).
Erfahre, wie XEPTUM dich auf dem Weg zu einem digitalisierten und zukunftsfähigen Unternehmen begleitet und deine Belegschaft mit gezielten Change-Management-Maßnahmen in die Transformation einbindet. So kannst du wertvolles Know-how im Unternehmen erhalten, vorhandene Fachkräfte entlasten und bestehenden Fachkräfteengpässen gezielt begegnen.
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