E-Rechnungen werden weltweit zunehmend zum Standard und sind in immer mehr Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Auch in Deutschland steigt der Handlungsdruck: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro endet die Übergangsregelung zur Ausstellung von E-Rechnungen zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 sind sie bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Für viele Unternehmen ist das ein wichtiger Anlass, sich spätestens jetzt mit den technischen und organisatorischen Anforderungen sowie geeigneten Lösungen auseinanderzusetzen. International tätige Unternehmen stehen zusätzlich vor der Herausforderung, unterschiedliche regulatorische Vorgaben effizient in ihre bestehenden Rechnungsprozesse zu integrieren.
Mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) stellt SAP eine Lösung bereit, mit der Unternehmen elektronische Dokumente und gesetzliche Meldungen erstellen, verarbeiten und überwachen können. Damit lassen sich E-Rechnungen in bestehende SAP-Prozesse integrieren und länderspezifische Compliance-Anforderungen zentral abbilden.
Wie unterstützt SAP DRC Unternehmen bei E-Rechnungen?
SAP Document and Reporting Compliance unterstützt Unternehmen dabei, lokale gesetzliche und steuerliche Anforderungen innerhalb ihrer SAP-Systemlandschaft abzubilden. Dazu gehören unter anderem die Erstellung, Validierung, Verarbeitung und Übermittlung elektronischer Dokumente.
SAP DRC kann in unterschiedlichen SAP-Systemlandschaften eingesetzt werden – sowohl in SAP S/4HANA Cloud als auch in On-Premise-Systemen und bestimmten SAP-ERP-Landschaften.
In der SAP S/4HANA Cloud ist die Lösung eng in die Systemarchitektur integriert. Bei On-Premise- und klassischen ERP-Landschaften kann dagegen zusätzlicher Integrations- und Konfigurationsaufwand entstehen.
Elektronische Belege oder Meldungen werden im Business-System erzeugt und über entsprechende Integrationskomponenten weiterverarbeitet. Die Kommunikation mit Behördenplattformen, Geschäftspartnern oder Netzwerken kann anschließend über SAP Document and Reporting Compliance erfolgen.
Dabei spielen insbesondere zwei Bereiche eine wichtige Rolle:
- Das eDocument Cockpit beziehungsweise die entsprechenden Apps ermöglichen die Erstellung, Bearbeitung, Überwachung und Korrektur elektronischer Dokumente.
- SAP Document and Reporting Compliance, Cloud Edition unterstützt die technische Kommunikation mit externen Plattformen, Netzwerken und länderspezifischen Empfängersystemen.
SAP DRC Dashboard für E-Rechnungen und Compliance (eigene Darstellung angelehnt an SAP Help, 2024)
Was ist bei der Implementierung von SAP DRC zu beachten?
Welche technischen Voraussetzungen erforderlich sind, hängt von der jeweiligen SAP-Landschaft, dem eingesetzten Release sowie den benötigten Länder- und E-Rechnungsszenarien ab.
On-Premise
Bei einer On-Premise-Landschaft müssen unter anderem die notwendigen Systemkomponenten, Schnittstellen und länderspezifischen Einstellungen eingerichtet werden. Zusätzlich müssen die benötigten Formate und gesetzlichen Anforderungen konfiguriert und regelmäßig aktualisiert werden.
Cloud
In einer Cloud-Landschaft sind viele technische Komponenten bereits in die SAP-Architektur integriert. Abhängig vom gewählten Szenario müssen jedoch die benötigten Services aktiviert und die entsprechenden Integrationen eingerichtet werden.
Gerade bei international tätigen Unternehmen sollte vor der Implementierung geprüft werden, welche Länder, Formate, Übertragungswege und Meldepflichten tatsächlich abgedeckt werden müssen.
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Wir unterstützen dich bei der Bewertung der technischen und organisatorischen Anforderungen.
Wie funktioniert die Verarbeitung von E-Rechnungen mit SAP DRC?
SAP DRC unterstützt die Erstellung, Verarbeitung, Validierung und Übermittlung von E-Rechnungen innerhalb der SAP-Systemlandschaft.
Der Prozess beginnt in der Regel mit einer Rechnung im SAP-System. Auf Basis des Ausgangsdokuments wird ein elektronisches Dokument erzeugt und in das für den jeweiligen Prozess erforderliche Format überführt.
Anschließend kann die E-Rechnung technisch und fachlich geprüft und über den vorgesehenen Übertragungsweg an den Empfänger beziehungsweise die entsprechende Plattform gesendet werden. Statusinformationen und Rückmeldungen können anschließend im SAP-System überwacht werden.
Für Deutschland unterstützt SAP verschiedene elektronische Rechnungsformate und Übertragungsprozesse. Dazu gehören unter anderem XRechnung und ZUGFeRD sowie die Kommunikation über Netzwerke wie Peppol.
Für kundenspezifische Anforderungen stehen zudem Erweiterungsmöglichkeiten innerhalb der SAP-Lösung zur Verfügung.
SAP DRC Architektur für E-Rechnungen.
Welche Herausforderungen bringt SAP DRC bei E-Rechnungen mit sich?
SAP DRC bietet umfangreiche Möglichkeiten für die Umsetzung internationaler Compliance- und E-Rechnungsanforderungen. Gleichzeitig sollten Unternehmen vor einer Einführung auch den damit verbundenen Aufwand berücksichtigen.
- Implementierungsaufwand
Die Einrichtung kann abhängig von Systemlandschaft, Ländern und Prozessen umfangreiches Customizing sowie Integrations- und Testaufwand erfordern.
- Begrenzte Flexibilität außerhalb standardisierter Prozesse
Die Vorteile von SAP DRC kommen insbesondere innerhalb standardisierter SAP-Prozesse zum Tragen. Individuelle Rechnungsprozesse, Sonderlogiken oder zusätzliche Non-SAP-Systeme können den Integrationsaufwand erhöhen.
- Kosten-Nutzen-Verhältnis
Neben Lizenz- beziehungsweise Nutzungskosten müssen Unternehmen auch den Aufwand für Einführung, Konfiguration, Integration und laufende Anpassungen berücksichtigen. Deshalb sollte vorab geprüft werden, ob der Funktionsumfang zur eigenen Unternehmensstruktur und zum tatsächlichen Bedarf passt.
Für wen lohnt sich SAP DRC zur Verarbeitung von E-Rechnungen?
SAP DRC ist nicht automatisch für jedes Unternehmen die beste Lösung. Besonders bei überwiegend national tätigen Unternehmen oder einer vergleichsweise einfachen Systemlandschaft können auch weniger komplexe Lösungen für E-Rechnungen infrage kommen.
Für die Bewertung von SAP DRC sind insbesondere folgende Faktoren relevant:
SAP-Nutzung und Systemlandschaft:
Je umfassender die Rechnungsprozesse bereits in SAP integriert und standardisiert sind, desto besser lässt sich SAP DRC in bestehende Abläufe einbinden.
Volumen der E-Rechnungen:
Bei einem hohen Transaktionsvolumen können automatisierte Prozesse bei der Erstellung, Verarbeitung und Übermittlung von E-Rechnungen erhebliche Effizienzvorteile bieten.
Internationalität:
Besonders interessant kann SAP DRC für Unternehmen mit Gesellschaften in mehreren Ländern sein. Unterschiedliche regulatorische Anforderungen lassen sich so innerhalb einer übergreifenden Lösungsarchitektur abbilden.
Zentralisierung:
Werden Rechnungsprozesse beispielsweise in einem Shared Service Center gebündelt, können standardisierte und automatisierte Prozesse dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und die Verarbeitung zu beschleunigen.
Wann ist SAP DRC für E-Rechnungen sinnvoll?
Auch wenn am Markt zahlreiche spezialisierte Lösungen für E-Rechnungen verfügbar sind, sollte SAP DRC insbesondere bei bestehenden SAP-Landschaften in die Bewertung einbezogen werden.
Entscheidend ist dabei weniger die Frage, welche Lösung grundsätzlich die meisten Funktionen bietet. Viel wichtiger ist, welche Architektur langfristig zur eigenen Systemlandschaft, Internationalisierungsstrategie und Prozessstruktur passt.
Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, wie sie E-Rechnungen und weitere elektronische Meldepflichten langfristig abbilden möchten. Im Rahmen der Prozessdigitalisierung unterstützen wir dabei, bestehende Abläufe zu analysieren, geeignete Lösungen zu bewerten und digitale Prozesse nachhaltig in die Systemlandschaft zu integrieren.
SAP DRC ist damit nicht für jedes Unternehmen automatisch die optimale Lösung. Bei hohen Rechnungsvolumina, internationalen Strukturen und komplexen Compliance-Anforderungen kann eine zentrale und integrierte Lösung jedoch klare Vorteile bieten.
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