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18.06.2020

Powered by Bots – das steckt hinter Robotic Process Automation (RPA)

Die COVID-19-Krise stellt uns alle vor noch nie dagewesene Herausforderungen im Privat- wie auch im Berufsleben.

Nahezu alle Unternehmen sehen sich aktuell mit den vielfältigen Beeinträchtigungen durch die Corona-Pandemie konfrontiert, wie beispielsweise einem spürbaren Nachfragerückgang mit all seinen Konsequenzen. Dadurch sind die Firmen u. a. gezwungen, Kosten einzusparen und gleichzeitig ihre Effizienz zu erhöhen. Nicht zuletzt vor diesem Hintergrund, stellt sich die Corona-Krise einmal mehr als Weckruf zur digitalen Transformation dar – die Unternehmen erkennen nämlich, dass insbesondere im Bereich der Digitalisierung geeignete und effiziente Maßnahmen zur Bewältigung der Krisenauswirkungen zu finden sind.

Ein gutes Beispiel hierfür ist der zielgerichtete Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung von Unternehmensprozessen.


Was ist RPA?

RPA ist eine innovative Software-Technologie, die es ermöglicht, Kosten schnell, aber auch dauerhaft zu reduzieren, die Produktivität von Organisationen langfristig zu steigern und den Geschäftsbetrieb auch in Krisenzeiten aufrechtzuerhalten.

Ganz allgemein ausgedrückt kann RPA eingesetzt werden, um sich häufig wiederholende und regelbasierte Aufgaben und Prozesse mit hohem Volumen und ohne Entscheidungsspielraum zu automatisieren. 

In der andauernden Corona-Pandemie, in der oftmals weniger Personal zur Verfügung steht und die Unternehmen vor stark veränderte Herausforderungen gestellt werden, gewinnen diese Aspekte zunehmend an Relevanz.


Wie funktioniert RPA?

RPA – häufig auch als „Software-Roboter“ oder einfach nur „Bots“ bezeichnet – sind Anwendungen, die eine menschliche Interaktion mit Benutzeroberflächen von Software-Systemen nachahmen. Die Software-Roboter loggen sich hierzu in verschiedene Anwendungen ein und führen die – ansonsten von Mitarbeitern durchgeführten – Aufgaben aus. Wie bereits zuvor erwähnt, handelt es sich hierbei in der Regel um repetitive Routinetätigkeiten, wie beispielsweise das Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten oder das Ausfüllen von Formularen. 

Darüber hinaus lassen sich auch folgende Funktionen über RPA ausführen:

  • Daten extrahieren
  • Berichte erstellen
  • An Systemen anmelden und diese bedienen (z. B. ERP- und Kundenmanagementsysteme)
  • Informationen aus mehreren Systemen lesen und verarbeiten
  • Informationen aus strukturierten Dokumenten lesen
  • „Wenn/Dann“ Befehle ausführen
  • Auf Webseiten zugreifen
  • Auf Soziale Medien zugreifen
  • E-Mails öffnen und Anhänge verarbeiten

Vereinfacht ausgedrückt imitiert RPA demnach wie Menschen einen Computer bedienen, Anwendungen nutzen und (strukturierte) Prozesse ausführen. RPA greift hierbei nicht in die bestehenden Systeme oder die IT-Infrastruktur eines Unternehmens ein und nimmt auch keine Veränderungen in den Anwendungen vor. Daher sind auch keine kostenintensiven Anpassungen der verwendeten Software erforderlich.


Für welche Prozesse eignet sich RPA?

Bei dem Einsatz von RPA ist insbesondere die Auswahl der Prozesse, die von Bots übernommen werden sollen, von zentraler Bedeutung. Denn mithilfe von RPA lassen sich Unternehmensprozesse zwar vergleichsweise einfach automatisieren, aber nicht alle Prozesse eignen sich gleichermaßen gut für eine Automatisierung – und nur wenn die richtigen Vorgänge automatisiert werden, kann auch ein optimales Ergebnis erzielt werden. 

Da RPA regelbasiert arbeitet, stehen strukturierte Prozesse im Fokus, die wiederkehrenden Regeln und klaren Handlungsanweisungen folgen. Ein erhebliches Einsparpotenzial bietet sich daher vor allem bei administrativen Routinetätigkeiten.

Erfahrungsgemäß sind insbesondere Prozesse aus den Bereichen Rechnungswesen/Controlling, Steuern, Personal, Supply Chain Management, Vertrieb und Kundendienst gut für eine Automatisierung mittels RPA geeignet.


Beispiel: Bestellbearbeitungen

Bei einer Kundenbestellung handelt es sich für gewöhnlich um einen standardisierten Prozess, der folgende Schritte umfasst:

  • Bestellbestätigung versenden
  • Lieferschein drucken
  • Rechnung erstellen 
  • Rechnung an den Kunden versenden

Mittels RPA lassen sich die o. g. Einzelschritte automatisieren und der Bot ist darüber hinaus in der Lage, den aktuellen Lagerbestand anzupassen, um automatisch entsprechende Nachbestellungen auszulösen.

Als Basis für die Auswahl der am besten geeigneten Prozesse empfiehlt es sich grundsätzlich eine Modellierung und Dokumentation der Unternehmensprozesse mithilfe von Business Process Management (BPM) vorzunehmen, bevor mit der Prozessautomatisierung begonnen wird. BPM und RPA lassen sich hierbei optimal ergänzen. 

Aufgrund der Erfordernisse durch die aktuelle Corona-Krise sind Unternehmen gezwungen, ihre Prozesse – auch im Hinblick auf Automatisierung – auf den Prüfstand zu stellen. In diesem Zusammenhang sind zuletzt diverse weitere RPA-Anwendungsfälle hinzugekommen oder noch stärker in den Vordergrund gerückt, wie die folgende Auswahl exemplarisch zeigen soll:

  • Bearbeitung von Mahnungen und Pfändungen
  • Beschleunigte Auflage von Stundungsprogrammen 
  • Stornierungs- und Rückerstattungsprozesse 
  • Automatisierung von Diagnosetests
  • etc.


Vorteile von RPA

Die Vorteile von RPA liegen auf der Hand: der Einsatz von Software-Robotern ermöglicht es Unternehmen, personelle Ressourcen einzusparen und gleichzeitig die Effizienz der Unternehmensabläufe zu steigern, welches nicht zuletzt in Anbetracht der Folgen durch die Corona-Pandemie von großer Bedeutung ist.

Zudem können Bots 24x7 an 365 Tagen im Jahr arbeiten, werden nicht krank und machen auch keine Flüchtigkeitsfehler. Somit trägt die Prozessautomatisierung auch zu einer Verbesserung der Genauigkeit und Steigerung der Qualität bei, welches wiederum die Kundenzufriedenheit erhöhen kann.

Durch niedrigere Lizenzkosten im Vergleich zu den entsprechenden Personalkosten lässt sich mit RPA außerdem eine direkte Rentabilität erzielen.

Als weitere Vorteile von RPA sind u. a. folgende Aspekte zu nennen:

  • Verkürzung von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten
  • erhöhte Prozesstransparenz
  • automatische Generierung von Prozessdaten und dadurch bessere Reporting-Möglichkeiten
  • lückenlose, revisionssichere Dokumentation
  • höhere betriebliche Flexibilität
  • schnelle und hohe Skalierbarkeit


RPA – mit Bots zum beschleunigten Unternehmen


Fazit

RPA stiftet in den Bereichen den größten Nutzen, in denen menschliche Arbeit geleistet wird, ohne wertschöpfend zu sein, wie beispielsweise bei den häufig beklagten „lästigen Verwaltungsaufgaben“.

Aufgrund seiner sogenannten „non-invasiven“ Integration in die bestehende Systemlandschaft lässt sich RPA verhältnismäßig einfach einführen und bietet damit einen guten Startpunkt, um das Thema Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. 

Der Einsatz von RPA ermöglicht oftmals eine Kombination von geringer Komplexität bei gleichzeitig hohem Nutzenpotenzial und ist somit optimal für die Umsetzung von sog. Quick Wins geeignet. 

Auch die oftmals geäußerte Kritik, RPA sei ein „Job-Killer“ ist nicht gerechtfertigt. Durch die Automatisierung mit Bots ändern sich zwar zweifelsfrei die Aufgaben der Mitarbeiter, die Arbeit wird jedoch i. d. R. nicht weniger, sondern eher abwechslungsreicher und höherwertiger.

Selbstverständlich ist auch Robotic Process Automation kein Allheilmittel. Gerade in der aktuellen Situation besitzt RPA jedoch das Potenzial ein wesentlicher Baustein einer nachhaltigen Digitalisierungsstrategie zu sein.

Rüsten auch Sie sich für die Bewältigung der Corona-Pandemie und einen effizienten Neustart nach der Krise – gemeinsam mit der XEPTUM Consulting AG, Ihrem Reisebegleiter auf dem Weg zur digitalen Transformation!

Gerne unterstützen und beraten wir Sie mit unserer langjährigen Expertise auf Ihrem individuellen Weg in die digitale Zukunft.

Als verlässlicher Partner sind wir jederzeit für Sie da – damit Sie nicht nur an morgen, sondern auch an übermorgen denken.