Business Partner

Business Partner in S/4HANA

Der Business Partner bildet, in SAP S/4HANA, die Klammer über Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter und dient somit als das zentrales Stammdatenobjekt für alle natürlichen und juristischen Personen, zu welchen ein Unternehmen eine Geschäftsbeziehung unterhält.

Einem Business Partner können verschiedene Rollen zugeordnet werden, je nach zugeordneter Rolle kann der Business Partner beispielsweise als Lieferant und/oder Kunde verwendet werden.

Bisher war die Verwaltung von Geschäftspartnerbeziehungen in unterschiedlichen SAP Komponenten integriert, diese Komponenten hatten keine Verbindung zueinander, so war es u. a. nötig relevante Daten mehrfach zu pflegen.

In unserer sich stetig ändernden digitalen Welt, stehen die Geschäftspartner nicht mehr nur in einer Rolle in Kontakt mit einem Unternehmen, sondern treten regelmäßig sowohl als Kreditor/Lieferant als auch als Debitor/Kunde auf, sowie möglicherweise in weiteren Rollen.

Die bisher bekannte einfache, aber teilweise auch umständliche Verknüpfung zwischen Debitor und Kreditor in der Finanzbuchhaltung reicht für die Abbildung der Geschäftsbeziehungen nicht mehr aus.

Hinzu kommt, dass die Trennung von Stammdaten im Rechnungswesen und in der Logistik nur wenig sinnvoll ist. Als Konsequenz wurde in SAP S/4HANA der Business Partner das zentrale Instrument zur Steuerung der Geschäftsbeziehungen.

Bisher war es notwendig Kreditoren- und Debitorenstammsätze zu pflegen, in S/4HANA ist es möglich die Geschäftspartner zentral über die Transaktion BP zu pflegen.

Die Pflege des Geschäftspartners ist ebenso über die Fiori-App „Geschäftspartner Pflegen möglich“, in welcher alle relevanten Informationen eingegeben werden können.


Fiori-App "Geschäftspartner Pflegen"

Bestandteile eines Business Partners in S/4HANA

BP Kategorie:

  • legt fest, ob der Geschäftspartner eine Organisation, Privatperson oder Gruppe ist
  • bei der Anlage eines Business Partners ist die Auswahl einer Kategorie zwingend notwendig
  • Für die verschiedenen Kategorien können bestimmte Feldmodifikationen für die Eingabefelder vorgenommen werden (Ausblenden/Musseingabe/Kanneingabe)

 
Verknüpfung Business Partner und Kategorien


BP Gruppierung:

  • wird bei der Anlage eines Business Partners ausgewählt (Pflichteingabe)
  • definiert die Nummernkreise (intern sowie extern) des Business Partners
  • ist eindeutig -> für einen Geschäftspartner ist immer nur eine Gruppierung pflegbar

 
Customizing Geschäftspartner-Gruppierungen

 

BP Rolle:

  • steuert die Eingabefelder in der Business Partner Anlage und Änderung  (Ausblenden/Musseingabe/Kanneingabe)
  • ein Business Partner kann mehrere Rollen besitzen (z. B. Lieferant, Ansprechpartner etc.)
  • klassifiziert Business Partner betriebswirtschaftlich
  • Steuerungsinstrument für die Customer Vendor Integration 


Übersicht Standard Geschäftspartnerrollen


BP Beziehungen:

  • bildet die betriebswirtschaftlich relevante Verbindung zwischen Geschäftspartnern wie z. B. zwischen einer Person (Ansprechpartner) und einer Organisation (Unternehmen) ab
  • Verknüpfungen zwischen Geschäftspartner werden mittels eines Geschäftspartner-Beziehungstyps vorgenommen, so können u. a. Konzernhierarchien oder Ansprechpartner abgebildet werden
  • eine Beziehung kann zeitlich begrenzt werden

 
Beispiel Verknüpfung Ansprechpartner

Customer Vendor Integration

Die Customer Vendor Integration (CVI) ist eine notwendige Voraussetzung für die Migration auf SAP S/4HANA. Die klassischen SAP Transaktion der kreditorischen und debitorischen Buchhaltung zeigen weiterhin auf die Tabellen der bisherigen Customer/Vendor Logik (z. B. KNA1, LFA1 etc.), die Daten werden aber nun aus den eigentlichen Stammdatentabellen der Geschäftspartnerlogik gelesen.


Schaubild Customer Vendor Integration

  • CVI sorgt dafür, dass die Grunddaten zwischen BP und Kunde/Lieferant synchron bleiben
  • nur mit implementierter Customer/Vendor Integration ist eine Konvertierung nach SAP S/4HANA möglich
  • alle bisherigen Transaktionen, Reports, Formulare etc., die entweder Kreditoren oder Debitoren als Eingabeobjekt angenommen haben, können auch weiterhin eine Debitor- bzw. Kreditor-Nummer erwarten – da diese zu einem Business Partner verbunden wurden

Vorteile Business Partner

  • zentrale SAP Applikation zur Verwaltung und Speicherung sämtlicher Geschäftspartnerinformationen
  • Vereinfachung: ein einziger Transaktionscode ersetzt viele andere (BP als Ersatz für FD01, XD01 …)
  • keine Mehrfacheingabe von relevanten Informationen mehr notwendig
  • Reduzierung der Fehleingaben durch zentrale Datenspeicherung
  • je nach zugeordneter BP Rolle kann der BP als Lieferant und/oder als Kunde verwendet werden

 

Herausforderungen Business Partner

  • Stammdatenbereinigung sollte im Vorfeld der Migration durchgeführt werden um nur relevante Daten mit zu übernehmen
  • Arbeiten zur Datenbereinigung und Datenqualität sind zeitaufwendig aber notwendig bei der Umstellung
  • Geschäftspartnerbeziehungen müssen definiert und überdacht werden
  • Die aktuelle Logik der Nummernkreise für Kreditoren/Debitoren kann eventuell nicht weiterverwendet werden
  • Sorgfältige Vorbereitung inklusive Einbindung und Tests der Fachabteilungen sind notwendig

Die XEPTUM Consulting AG nutzt bereits produktiv die Business Partner Logik zur Abbildung aller Geschäftspartnerbeziehungen in SAP S/4HANA und steht Ihnen gerne als verlässlicher Partner bei Fragen bezüglich den Business Partnern in SAP S/4HANA zur Seite.